Actualizado: 14-01-2024
Plazo de presentación de las cuentas anuales, cuáles son
- Cierre de cuentas: hasta el 31 de marzo.
- Legalización de libros: hasta el 30 de abril.
- Aprobación de cuentas: hasta el 30 de junio.
- Presentación de cuentas al registro mercantil: hasta el 30 de julio.
Cierre de cuentas
Para formular las cuentas anuales, existe un periodo de tres meses a partir del cierre del ejercicio que normalmente es el 31 de diciembre, es decir, hasta el 31 de marzo. Quien cuente con un auditor, debe hacerle llegar las cuentas para que se puedan elaborar los informes de auditoría.
Libros contables y societarios
Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, como máximo el 30 de abril, habrá que presentar ante el Registro Mercantil del domicilio social de la sociedad los siguientes libros, es lo que se denomina legalización de libros contables:
- Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Tal y como queda recogido en el artículo 25 del Código de Comercio.
- Libro de Actas de la Junta General de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad: Todas las actas realizadas a lo largo de un año deberán haber quedado recogidas en un libro. En el caso de que la administración de una sociedad corresponda a un consejo, hay que presentar un mínimo de cuatro altas, como dictan el articulo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil.
"Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones."
- Libro de Registro de Socios o Accionistas: no es necesario en el caso de que no hayan existido cambios en la participación o en el accionariado.
- El libro de Registro de Contratos: se aplica en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
Finalmente, cualquier libro que determine el Reglamento del Registro Mercantil, formulado en el artículo 329 deberá ser presentado.
Una de las ventajas de la digitalización es que estos libros pueden entregarse por medios telemáticos en formato electrónico. Cabe destacar que el artículo 200 de la Ley de General Tributaria califica como infracción grave en incumplimiento de las obligaciones contables y registrales.
"Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:
a)La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.
b)La utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado.
c)El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados.
d)La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
e)El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o de los libros y registros establecidos por las normas tributarias.
f)La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito.
g)El retraso en la obligación de llevar los Libros Registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria mediante el suministro de los registros de facturación en los términos establecidos reglamentariamente."
Pero, en la realidad, no suelen imponerse sanciones motivadas por no haber presentado los libros el tiempo y forma.
Sin embargo, tener los libros actualizados y cumpliendo con la normativa vigente, es una de las obligaciones del empresario o de quienes administran la sociedad, ya que no hacerlo puede suponer responsabilidades, además de que puede perjudicar el acceso a la financiación, pues la mayoría de proveedores financieros se toma muy en serio que las cuentas anuales estén presentadas en tiempo y forma.
Aprobación de cuentas
Una vez que el ejercicio ha sido cerrado, la normativa dispone de seis meses para que las cuentas se sometan a la aprobación de los accionistas. Es decir, si el ejercicio cerró el 31 de diciembre, se tendrá hasta el 30 de junio del presente año para que las cuentas anuales sean aprobadas.
La Junta General de Accionistas o de socios siempre se convoca según los estatutos, pero no es posible realizarla haciendo uso de medios telemáticos, como si se permitió durante la pandemia.
Presentación de cuentas
Una vez que las cuentas han sido aprobadas, se dispone de un mes para que las cuentas anuales queden depositadas en el Registro Mercantil, es decir, si fueron aprobadas el 30 de junio, se dispone hasta el 30 de julio. Pero hay que contar siempre un mes desde la fecha de la aprobación. No presentar estas cuentas en el registro mercantil es sancionado de manera económica, pero, además, con el cierre de la hoja registral de la sociedad. A esto es lo que hace referencia el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero.